Astra Sweets NV is een internationaal opererend snoepbedrijf. Om aan de veeleisende kwaliteitscriteria van de voedselindustrie te voldoen is het cruciaal om de documenten inzake grondstoffen, kwaliteit en leveranciers juist te archiveren. Alle medewerkers moeten de gewenste documenten ook snel kunnen opvragen.
Vroeger werden de documenten handmatig geklasseerd in archiefkasten. Dit was erg tijdrovend en bovendien waren de documenten niet eenvoudig uitwisselbaar tussen de fabrieken. Astra Sweets NV gebruikt hiervoor nu SharePoint als bedrijfssoftware. De omschakeling vroeg om een nieuwe manier om documenten snel en efficiënt te archiveren. En daarom doet het bedrijf een beroep op OffiTech!
Offitech zette in het hoofdkantoor van Astra Sweets (Turnhout) de Xerox WC 7132 met ScanFlowStore in als vervanger van de toenmalige Canon-vloot. Daarnaast werd het Astra Faam filiaal in Breda uitgerust met een WC 7232. Met Xerox en ScanFlowStore scant en benoemt u heel eenvoudig uw documenten via gestructureerde workflows. Alle gegevens die uit SAP komen, worden herbenoemd op het display van de Xerox WC 7132. Druk de scantoets in en alle informatie wordt als doorzoekbare pdf opgeslagen en direct naar SharePoint gescand. Om alle documenten elektronisch te archiveren is er een proces gestart om eind september enkele duizenden documenten om te zetten naar een elektronisch bestand. De unieke mogelijkheden van Xerox en ScanFlowStore samen gaven de doorslag.
De Xerox WC7132 en ScanFlowStore vormen samen een krachtige combinatie. De ICT-manager van Astra Sweets Benelux, Dhr Danny Lenders, is dan ook van plan om de mogelijkheden van ScanFlowStore volop te benutten, door ook de verpakkingscertificaten en bijbehorende specificaties te gaan inscannen. Een extra pluspunt is vooral het feit dat ScanFlowStore geen enkel onderhoud behoeft. Daarnaast is er ook het 'terugverdieneffect', wat een belangrijke economische reden is voor het voortzetten van dit project. Zes maand na aankoop waren de kosten van het papier al terugverdiend. Astra Sweets is dus erg tevreden. Waarom? Door de algemene efficiëntieverhoging, de grote tijdsbesparing en de uitstekende zakenrelatie met OffiTech.